Office 365-Migrationen

Office 365 (jetzt Microsoft 365) Migrationen sind ein komplexer, mehrstufiger Prozess, der die Verschiebung von Daten, Anwendungen und Identitäten von lokalen Systemen (wie Exchange Server, SharePoint Server oder Dateifreigaben) in die Cloud-Umgebung von Microsoft 365 umfasst.

Die Migration erfordert eine sorgfältige Planung, da sie alle Bereiche der IT-Infrastruktur und die Arbeitsweise der Endbenutzer betrifft.

Migrationsstrategien (Ansätze)

Die Wahl der Strategie hängt von der Größe der Organisation, der Komplexität der Infrastruktur und der geforderten Ausfallzeit ab.

1. Cutover-Migration (Übernahmemigration)

  • Ideal für: Kleine Organisationen (oft unter 150 Postfächern).

  • Vorgehen: Alle Postfächer, Daten und Benutzer werden in einer einzigen Operation an einem Wochenende oder in einem kurzen Zeitfenster migriert.

  • Vorteile: Einfachheit, schnelle Umstellung.

  • Nachteile: Erfordert längere geplante Ausfallzeiten, erhöhtes Risiko bei größeren Datenmengen.

2. Staged-Migration (Mehrstufige Migration)

  • Ideal für: Mittelgroße Organisationen mit Tausenden von Postfächern (in Phasen).

  • Vorgehen: Die Migration erfolgt in Wellen (z. B. nach Abteilung oder Standort) über einen längeren Zeitraum.

  • Vorteile: Geringeres Risiko, minimale Unterbrechung des Geschäftsbetriebs, Möglichkeit zur Verfeinerung des Prozesses.

  • Nachteile: Längere Gesamtdauer, Komplexität bei der Verwaltung von Koexistenz-Umgebungen.

3. Hybrid-Migration

  • Ideal für: Große Unternehmen (Enterprise) mit komplexen Anforderungen, die ihren lokalen Exchange Server oder SharePoint Server beibehalten möchten.

  • Vorgehen: Eine Koexistenz zwischen der lokalen und der Cloud-Umgebung wird eingerichtet. Postfächer können nahtlos in beide Richtungen verschoben werden.

  • Vorteile: Maximale Kontrolle, Flexibilität, Benutzer können die Cloud- und lokalen Ressourcen nahtlos nutzen, sehr geringe Ausfallzeiten.

  • Nachteile: Höchste Komplexität, erfordert den Einsatz des Hybrid Configuration Wizard (HCW) und die Aufrechterhaltung der lokalen Infrastruktur.

4. IMAP-Migration

  • Ideal für: Organisationen, die von Nicht-Exchange-Systemen (wie Google Workspace oder ältere POP/IMAP-Server) migrieren.

  • Vorgehen: Nur E-Mail-Daten (Postfächer) werden migriert. Kalender und Kontakte müssen separat verschoben werden.

  • Vorteile: Funktioniert mit jedem IMAP-kompatiblen E-Mail-System.

  • Nachteile: Nur E-Mails, erfordert manuelle Übertragung anderer Datentypen.

Phasen der Migration (Best Practices)

Ein erfolgreicher Migrationsprozess besteht typischerweise aus drei Hauptphasen:

1. Pre-Migration (Vorbereitung)

  • Inventarisierung (Assessment): Eine vollständige Bestandsaufnahme der aktuellen Umgebung (Mailbox-Größen, Benutzerkonten, SharePoint-Sites, Dateifreigaben, Drittanbieter-Integrationen).

  • Datenbereinigung: Inaktive Konten löschen oder archivieren. Veraltete, redundante oder unwichtige Daten entfernen (Stale Data Elimination), um die zu migrierende Datenmenge zu reduzieren.

  • Zielumgebung vorbereiten: Erstellen oder Synchronisieren der Benutzerkonten mit Azure AD Connect. Lizenzen zuweisen, DNS-Einträge (Domain Name System) vorbereiten und Sicherheitsrichtlinien (z. B. Multi-Faktor-Authentifizierung) konfigurieren.

  • Netzwerkanalyse: Überprüfung der Netzwerkkapazität und -stabilität, da die Migration eine hohe Bandbreitenauslastung erfordert.

2. Migration (Ausführung)

  • Pilot-Migration: Starten Sie mit einer kleinen Gruppe von Testbenutzern (Pilotgruppe), um den Prozess zu validieren, potenzielle Probleme zu identifizieren und die Migrationsgeschwindigkeit zu messen.

  • Datenmigration: Durchführung der Migration in Phasen oder im Cutover-Verfahren. Priorisieren Sie kritische Daten und Benutzer.

  • DNS-Update: Ändern der MX-Einträge und anderer DNS-Records, um den E-Mail-Verkehr auf Microsoft 365 umzuleiten. Dies ist der „Point of No Return“ für den E-Mail-Fluss.

  • Berücksichtigung der Drosselung: Microsoft 365 wendet Drosselungsmechanismen (Throttling) an, um die Dienstverfügbarkeit zu gewährleisten. Dies kann die Migrationsgeschwindigkeit limitieren und muss bei der Zeitplanung berücksichtigt werden.

3. Post-Migration (Nachbereitung & Adoption)

  • Datenintegrität prüfen: Verifizieren, dass alle Daten korrekt und vollständig migriert wurden, indem Migrationsberichte ausgewertet werden.

  • Endbenutzerschulung (Change Management): Schulung der Mitarbeiter in der Nutzung der neuen Tools (Teams, SharePoint Online, OneDrive). Benutzerwiderstände sind eine der größten Herausforderungen und können durch frühe Kommunikation und Schulung abgebaut werden.

  • Altsysteme stilllegen: Nach einer Sicherheitswartezeit von 30-60 Tagen die alten lokalen Server dekommissionieren (falls keine Hybrid-Strategie verfolgt wird).

  • Optimierung: Überwachung der Nutzungsstatistiken und Feinabstimmung der Konfigurationen (z. B. Freigaben, Sicherheitsrichtlinien) zur Optimierung.